Permanence du Juvenat

Frédéric Dhie

ACCUEIL PERMANENT
Le Bureau a engagé deux salariées à mi-temps L’une d’elles assure une permanence du Bureau, dans un local situé au niveau du bâtiment de l’internat du lycée Lapérouse :
Du lundi au vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h00 à 17h00,

La Permanente est l’interlocuteur privilégié des répétiteurs, des élèves et de leur famille.
Une autre personne est salariée à mi-temps de l’association et assiste les membres du Bureau dans les tâches administratives et financières.
Leur rôle est d’assurer la permanence du Bureau du Juvénat, le bon fonctionnement administratif de l’association et la communication avec les différents intervenants et partenaires. Elles travaillent en collaboration avec les membres du Bureau et en particulier avec le Président, le Secrétaire, le Trésorier et leurs adjoints.
Leurs rôles et tâches, sont principalement les suivantes (description non exhaustive) :
 

​PERMANENCE / ACCUEIL :
Permanence physique tous les jours ouvrés au bureau du Juvénat, et relations avec les différents intervenants (Bureau, lycées, collèges, parents d’élèves, élèves, répétiteurs, entreprises, partenaires publics, associations, administrations, fournisseurs, etc.)
Accueil téléphonique 
La permanente répond en cas d’urgence à toutes les attentes des collectivités, parents, élèves, répétiteurs, bureau etc.
Toute décision doit être validée au préalable par le Bureau.
 

​SECRÉTARIAT / GESTION :
Relevé du courrier et transmission au Bureau, enregistrement du courrier (arrivée et départ)
Gestion des envois de demandes de subvention
Envoi des convocations aux AG, réunions de bureaux ou autres 
Gestion des bulletins scolaires
Gestion des candidatures (envois / réception /classements) d’élèves et de répétiteurs pour l’année suivante
Archivage, rangement, planification de la rentrée suivante
Tenue à jour des fichiers concernant le fonctionnement de l’association : gestion des surveillants, répétiteurs, appartements, absence des élèves, et tout autre fichier utile.
Réservations des billets d’avion, restaurants, demandes de mise à disposition de salles du lycée, demandes de proforma, etc.
Gestion du planning du personnel ponctuel et préparation des chèques Emploi-Service,
Centralisation des données relatives aux Anciens Elèves du Juvénat.
Le bureau de l’accueil du Juvénat est équipé du mobilier de bureau et des fournitures nécessaires au travail quotidien de la permanente et de l’assistante administrative et financière: bureaux, chaises, armoires de rangement, ordinateurs, téléphone-fax, imprimante ainsi qu’un photocopieur. L’usage de ces équipements est strictement réservé aux salariées et aux membres du Bureau. L’utilisation de l’imprimante et de la photocopieuse par les répétiteurs pour les besoins des études est possible, mais elle doit rester modérée. Elle est toujours soumise à l’approbation de la permanente et se fera sous son contrôle et sa responsabilité.
 

​RÉUNIONS DU BUREAU DU JUVÉNAT
Le Bureau de l’Association se réunit régulièrement à raison d’une fois tous les 15 jours au Lycée Lapérouse, pour faire le point sur la bonne marche des études et le fonctionnement de l’association.
Le Bureau intervient régulièrement auprès des élèves pour les motiver et leur rappeler les règles de vie commune dans les études, à l’Internat et dans les lycées.